A raíz de la popularidad de los correos electrónicos como medio de comunicación, varias veces hemos escuchado qué hacer y qué no hacer al escribir un correo. Desde no perdonar un error ortográfico, no escribir todo en mayúsculas, no mandar información confidencial y sensible, ni utilizarlo para cosas personales cuando estamos en la oficina, etc.
Interesante el dilema de en cuánto tiempo debes responder un correo, tomando en cuenta la importancia que le des. No más de 48 hrs. si es un tema importante, y dos semanas si es un tema sin relevancia. ¿Quién decide la relevancia del tema: el que lo recibe o el que lo manda? Tema controversial, ya que el el receptor puede pensar que no es importante, pero el que lo manda asume que sí. También influye qué tan ocupado estés y si te da tiempo de contestar todos tus pendientes por la prioridad que tiene casa asunto.
La imagen que proyectas al no contestar un mail puede tener varios sentidos:
Tal como lo dice anteriormente, si no contestas en 48 horas, es que no le das importancia al tema, y si no contestas en dos semanas, es que no te interesa en lo absoluto. ¿Pero qué pasa si el correo se te traspapeló? Siempre agradeces que te recuerden con otro correo por que a todos nos ha pasado que estamos tan ocupados que hay días en que se te van pendientes.
Por consecuencia ya estás proyectando que no eres muy organizado. Si te interesa transmitir que eres un profesional, líder y considerado de los asuntos de otros, debes de organizar tus actividades de forma que le dediques tiempo a contestar correos a una hora determinada. No quiere decir que tienes que darles solución. Una simple respuesta: “Recibí tu correo y lo evalúo más adelante”. Esto habla muy bien de lo responsable y atento que eres en tus asuntos y en los de los demás. Un auténtico líder, reconoce que es en base a los demás la fórmula para tener éxito. Ser considerado del trabajo de otros, refleja que tienes estas cualidades.
Si de plano no te interesa, es mejor respetar el tiempo de otros haciendo de su conocimiento tu respuesta sobre el asunto. Puedes decir: “Por el momento no estaré revisando esta información, si más adelante surge algo diferente te lo haré saber”. Cuántos de ustedes abren su correo electrónico esperando ansiosamente una respuesta, solo para darse cuenta que no tienen ninguna. No te quita absolutamente nada contestar un correo, al contrario, si tomas precauciones de ser cortés y educado al responderlos, hablará muy bien del profesional que eres. Nunca sabes si tu vas a ser el afectado cuando un jefe, o un prospecto no contesten tus correos. Pregona con el ejemplo y no hagas lo que no te gustaría que te hicieran.
Si tu estás teniendo una comunicación por este medio con un vendedor y él no te contesta a tiempo puedes pensar que no le interesa tu cuenta y decidas no trabajar con él. Lo mismo sienten los que venden un producto o servicio y que están haciendo un trabajo digno, al no recibir una respuesta, aun cuando sea una negativa. Ponte las pilas, contestas tus correos y demuestra que eres eficiente y considerado con los demás. Recuerda que siempre puedes ser tú el que espera esa respuesta.
Foto “© [Christophe Fouquin] / [PhotoXpress]
Ale Marroquín, es consultor en imagen y protocolo de negocios. Certificada por la Asociación Internacional de Consultores en Imagen (AICI) como FLC (First Level Certificate). Con casi 20 años de experiencia en áreas de ventas y relaciones con clientes, Ale Marroquín, asesora a las personas para transformar sus habilidades en áreas de comunicación, liderazgo, comportamiento, actitud y apariencia profesional. ¡Transformando la imagen y comunicación en las personas!
