¿Alguna vez has querido mandar un correo en donde no sabes si lo leen y menos cómo hacer para que te lo contesten?

Parece mentira, pero aunque no es tan fácil es cuestión de actitud positiva. Todo lo que mandes es un reflejo de ti y de tu profesionalismo. Errores de ortografía, gramática incorrecta y un estilo personal muy abrupto, puede afectar negativamente   cómo te perciben como   profesional en los negocios.

El dilema al redactar un mail, es no ser muy frugal pero tampoco escribir demasiada información. Creemos que al redactar el tema con muchos detalles, la otra persona tendrá toda la información para  tomar decisiones y así no perderemos la oportunidad de estar presentes.

El problema es que cuando ponemos demasiadas palabras en un correo, es muy probable que no lo lean. Mucha información puede ser agobiante cuando tienes otros miles de correos para leer. El objetivo entonces es ser acertado, claro y concreto y de ahí  lograr conseguir una  cita en dónde podamos dar más información.

Acertado: Todas las palabras tienen que demostrar seguridad y ser positivas. En lugar de decir: “Me gustaría ver si podemos” es mejor: “Estoy seguro que al vernos”. En la ultima frase, mostramos seguridad y asertividad, esto refleja ante la persona que lo lee, que somos propositivos y sabemos lo que estamos haciendo. Esta característica es también para el Asunto del correo. Si el tema no es el acertado, ni siquiera lo van a abrir. Siempre manda un correo con asunto, nunca lo dejes en blanco.

Claro: Es bien importante que hagamos llegar nuestro mensaje con claridad, por que esto puede confundir a la otra persona y puede no entender lo que queremos decir.  La gramática juega un papel muy importante aquí. Me ha tocado leer correos que no tienen más que una sola oración con multiples comas. La idea nunca termina.

No es lo mismo: “Me gustaría que para que conozca el producto, que tiene muchas cualidades favorables y que es beneficioso para lo que ustedes hacen ahora, y que es económico, por lo que entiendo que podría ser bueno tomando en cuenta que sus objetivos…….

Es mejor: “Al conocer todas las cualidades y características del producto, encontrarán qué es lo que resuelve sus necesidades actuales”.

Concreto:  Especificar en el correo cuál es nuestro objetivo: lograr una cita o concretar una llamada, etc.  Las personas contestan los correos claros, concretos y acertados, por que logran captar su atención al estar bien dirigidos.

“Me interesa platicar con usted para concertar una cita y que podamos platicar todos los beneficios del producto”  es mucho mejor a : “Nuestros productos son los de mejor calidad, hay de diferentes características…….le enlisto nuestros diferentes servicios y costos”

Mandar un correo electrónico, estructurado, bien pensado que contiene información que va a contribuir a tu objetivo, dice mucho de la persona que lo escribe.

Haz la prueba y redacta un correo tomando en cuenta lo anterior, y verás como fluye la comunicación entre tu cliente y tu. ¿Quieres ser más productivo e incrementar tus ventas en  menos tiempo verdad?

Foto “© [Marc Dietrich] / [PhotoXpress]