La semana pasada impartimos un taller de Comunicación Asertiva: Cómo construir relaciones exitosas para un grupo de 40 personas. Los asistentes eran de diferentes áreas, ventas, atención a clientes, compras, licitaciones, entre otras… Uno de los objetivos de este curso era lograr que todos mejorarán su comunicación y lograran ver que siendo asertivos, considerados con las actividades de otros y con empatía, podrían evitar caer en los siguientes errores:
- Lo toman personal: Cuando estás solicitando información o acciones de otras áreas, sobre todo bajo presión, en muchas ocasiones, las cosas no suceden o se frenan por que el receptor asume que el tema es personal. Si por alguna razón siente que están siendo impositivos para pedirle las cosas, olvidan ver que resolverlo no es un tema personal, sino un beneficio no sólo para ambos, sino para el logro de objetivos de la organización. Las personas no se levantan por la mañana pensando a quién molestar, si cometen el error de pedir algo sin ser asertivos, no es personal, simplemente es aquí dónde debemos recordar que no es lo que dices sino cómo lo dices. Por el contrario, si a ti te están hablando o pidiendo algo de mala manera, detente a pensar qué hay detrás de esta acción y evita caer en la trampa de tomarlo personal.
- Trabajo individual y no en equipo: Cuando no está clara y definida la cultura de la organización, muchas personas pierden el objetivo de lo que significa trabajar en equipo y que necesitan de las demás áreas forzosamente para que ellos también puedan cumplir. Tener claro que no vas a tu oficina sólo a cumplir tu trabajo, sino que tienes que tener la mente abierta que vas a trabajar para otros y que dependes de otros para cumplir tus tareas hace más fácil tu labor. Con una buena comunicación y definición de objetivos, sin asumir que lo que hacen otras áreas o departamentos no es tu responsabilidad, minimiza el riesgo de hacer tu trabajo de forma individual.
- Correos mal utilizados: Los correos son la forma más fácil de tener un control y seguimiento a ciertas labores, pero nunca debe ser utilizado como único medio para comunicarse con otros. Las personas que tienen miles de actividades y preocupaciones en el día, no siempre tienen tiempo de leer todos sus mensajes el mismo día, si esta información es urgente para resolver algo de inmediato y la persona que lo recibe no lo ve, ocasiona ineficiencia en la operación. Tiene que ver también con la redacción de estos, que no se aseguran de poner asuntos correctamente, o que son historias demasiado largas y sin un sentido para que ejecuten una acción. Cuando la comunicación es clara, se debe tener en cuenta que un correo no es sustituto para una llamada o una charla de persona a persona, así te aseguras que tu mensaje llega y es escuchado y entendido correctamente.
- Poca actitud y empatía: La falta de consideración a otros en la organización, provoca actitudes de defensa y de rechazo ante lo que otros les puedan decir. El típico ejemplo es cuando un área saturad de trabajo, llega una persona acelerada a exigir que se cumpla a tiempo un proceso y olvidan ser empáticos con estas situación. En el instante en que una persona es considerada con el otro, entiende y reconoce que su petición puede implicar o afectar sus actividades, es mucho más sencillo lograr compromisos. El diálogo es básico y las formas en cómo lo dicen es la clave para provocar un entendimiento y reacciones positivas.
- Lenguaje no verbal negativo: Muchas veces olvidamos que nuestro lenguaje no verbal manda un mensaje más fuerte que las palabras. Un gran error en la comunicación es que no estés abierto a la información y demostrarlo a través de tu lenguaje no verbal es muy importante. Esto permite que la información fluya más fácil, que tus mensajes sean recibidos y entendidos y que tengas siempre una conexión positiva con otros.
Estos son tan sólo 5 errores de muchos más que existen en la comunicación dentro de la organización, al final del día, todos los participantes salieron con una visión diferente de cómo serían sus días más fáciles si se comprometen a ser más asertivos al comunicar.
