¿Cuántas veces has entrado a una empresa y en la recepción está una persona desarreglada, demasiado a la moda, pintándose los ojos, sacándose la ceja, leyendo un libro, hablando por teléfono o es el guardia de seguridad y no una recepcionista formal?  ¿Qué impresión te ha dejado esto de la compañía?

Los anteriores detalles son sólo por mencionar algunos, ya que debe haber muchos más ejemplos con los que nos hemos topado y que influyen en la percepción que tenemos del resto de la organización

No solo la recepción nos da un mensaje de qué esperar, o qué valores tiene una empresa, sino la forma en que contestan el teléfono en la primera llamada, ya sea una operadora, secretaría, asistente o cualquier persona que toma el auricular en un inicio, es la que transmite la voz de la organización.

La marca de una empresa no sólo tiene que ver con los productos y servicios que ofrece, la  forma en cómo se comporta su gente, es representativo de su misión y valores como organización. Si no son consistentes en su comunicación y comportamiento, el mensaje que quieren mandar se pierde.  Esto puede transmitir algo opuesto a lo que realmente quieren proyectar.

Muchas organizaciones se esmeran en que haya un uniforme corporativo en la entrada, que su lugar se vea limpio, arreglado, quizá con algunas plantas o adornos de acuerdo a su industria. Esa es la primera impresión que tienen las personas al entrar a una compañía y de ahí asumen lo que pueden esperar de dicha institución.  Sin embargo, esto puede desaparecer al instante si hay un  mal trato de una recepcionista, una contestación indiferente o malas formas al tomar el teléfono.

Para muchos es  frustrante cuando la operadora o recepcionista, no da una bienvenida o no demuestra seguridad para explicar los servicios que ofrece la compañía.  Si eres una organización preocupada por cuidar la marca corporativa y que sea congruente con tus metas, misión y valores de tu marca, procura cuidar los siguientes detalles:

• Una imagen impecable de tu recepción, cuida que todo esté limpio y sea congruente con la industria en la que te encuentras.
• Uniforme y cuidado personal de tus recepcionistas. Si no usan uniforme, que no parezca que traen ropa demasiado casual.
• La forma en cómo se dirigen a las personas es muy importante. Ser accesible, amable y poner atención a los otros al 100%.
• La forma en cómo contestan el teléfono y transfieren las llamadas.
• Si vas a poner un guardia de seguridad, cuida que tenga buen trato con las persona que llegan.
• Una sonrisa permanente, es la tarjeta de presentación.
• Capacítalos para que sepan qué productos se ofrecen, servicios incluidos y con quién deben comunicar a las personas cuando tengan duda de algo.

Sin duda, las personas que acuden a tus instalaciones, quedarán con una impecable primera impresión y la credibilidad de tus servicios y productos no estará en juego. Sabrán lo que pueden esperar  y si son de calidad y consistentes con tu marca corporativa.

Foto “© [Piotr Marcinski] / [PhotoXpress]

Ale Marroquín, es consultor en imagen y protocolo de negocios. Certificada por la Asociación Internacional de Consultores en Imagen (AICI) como FLC (First Level Certificate). Con casi 20 años de experiencia en áreas de ventas y relaciones con clientes, Ale Marroquín, asesora a las personas para transformar sus habilidades en áreas de comunicación, liderazgo, comportamiento, actitud y apariencia profesional. Acelerando el potencial de las personas.  www.alemarroquin.com twitter @a_marroquin