Hace algunos años, trabajando todavía en el medio financiero, solía observar cómo influía la redacción y formato de los correos electrónicos en otros. En esa época, algunos compañeros no le daban importancia a ese tema y no se tomaban el tiempo de revisar cómo estaban escritos. Aun cuando fueran internos se tiene que cuidar la redacción y la imagen. Nunca sabes a manos de quién va a llegar ese correo y qué puedan percibir de ti.
Cuando no conoces a fondo a una persona y lees un correo de su parte, puedes relacionar su elección de palabras, la cantidad de información si está claro o no con su capacidad, responsabilidad, actitud, mentalidad, seguridad y puntualidad para resolver.
Una idea estructurada, habla de la claridad con la que una persona emite sus ideas y sus pensamientos y por ende el orden que tiene en su forma de trabajar. Puedes detectar en una redacción si dedicó el tiempo suficiente al asunto y en el interés que tiene en el tema, o si lo hizo a la carrera. Puedes inclusive notar la seriedad de esta persona o su falta de responsabilidad en un tema.
Me topo con muchos profesionales que al hablar cuidan la forma en que se expresan en el intento de no ser muy agresivos, y eso puede ser contraproducente, porque el que seas directo no quiere decir que estás siendo ofensivo. Suelen escribir los correos con “Quisiera”, “Me gustaría”, “Creo que…” dando la opción a que la persona que recibe el correo dude si tomar acción o no. Por eso es mejor decir “Quiero”, “Estoy seguro que…” “Tengo algo que comentar….” etc.
Las personas tienen miles ocupaciones y preocupaciones. Si tu intento es que alguien conteste tu correo de inmediato, que reaccione ante lo que lee y no lo deje para después, tienes que tomarte unos segundos en leerlo para asegurarte que se entiende, que está claro, que no escribiste justo lo que pensaste porque eso puede tener faltas en la redacción. La creatividad que le dedicas a escribir un correo puede ser la clave para que puedas sobresalir y es una extensión de tu marca personal.
Hay muchos elementos que cuidar en los correos y por mencionar algunos te comparto:
Asunto: El asunto tiene que ser atractivo y que sea claro qué pueden esperar de lo que van a leer. Si no tomas el tiempo de pensarlo bien, quizá otros no se interesen en abrir tu correo en ese momento. Echa a andar tu imaginación cada vez que escribes un asunto.
Conciso: Un correo no es tu oportunidad para detallar todo lo que sabes o que crees que debe saber otra persona. Es un medio para mandar información y que te dé la oportunidad de contactar a la persona para poder explicar ahora sí con detalle ciertos temas. Los archivos adjuntos pueden servir para el detalle y el cuerpo del correo solo haga un breve resumen de lo que pueden encontrar en el documento que anexas. Si quieres discutir algo con más profundidad, intenta buscar a la persona en lugar de hacerlo por escrito. Estira tu imaginación y en pocas palabras logra impactar e influenciar a tu receptor.
Objetivo: Siempre piensa qué es lo que estás buscando con tu correo: solo informar, invitar a ejecutar una acción, presentarte por primera vez, dar seguimiento a algo, etc. Una vez que lo tengas muy claro, entonces asegúrate que el contenido se enfoque a ese objetivo y no te desvíes de ahí. Cierra tu correo con eso que te interesa más que haga la persona que lo lee.
Hazlo personal: Cuando el correo está escrito de manera muy impersonal, con demasiados formalismos, puedes correr el riesgo que se sienta impersonal, que parezca que es el mismo correo que mandas a todo mundo. Hoy en día, se trata de hacerlo personal. Inserta palabras y nombres que te aseguren que el receptor sabrá que lo estás dirigiendo especialmente a él. Aprovecha a usar palabras que usaron en una conversación previa, haz preguntas que provoquen que quieran contestar en el momento, etc.
Se creativo: Sobre todo toma tiempo para ser creativo en tus correos, que se note tu interés y que puedas provocar e influenciar al receptor. El correo electrónico es un medio de comunicación, breve, conciso, concreto y de impacto; de eso se trata que puedas sobresalir en tu comunicación con otros.
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